Логістика: все від сайту до CRM-системи

Злагоджена взаємодія всіх ланок – це головна умова, яка робить логістику ефективною. Якщо всі елементи не функціонують як єдине ціле, то збої неминучі. Часто пропущений дзвінок, повторна заявка чи втрата документа коштують клієнта. Згідно з даними TMSA, 38% логістичних компаній досі не мають наскрізної інтеграції між своїми сайтами, складами, системами обліку та транспортом. Це свідчить про те, що певні операції виконуються вручну, а процес виглядає розбитим на частини. Однак цю ситуацію можна змінити з допомогою CRM для логістики.

У статті – як CRM система об'єднує всі етапи, починаючи від заявки на сайті і закінчуючи маршрутом, управлінням складом та звітністю.

Які завдання у логістиці вирішує CRM-система

Як правило, головні логістичні проблеми виникають через відсутність взаємозв'язку. Втрата часу та помилки дуже часто є результатом прийнятих вручну заявок, окремо спланованих маршрутів або відсутністю доступу до інформації про статус замовлення на складі. Ця фрагментованість посилюється, коли CRM працює ізольовано, без зв'язку з іншими системами, такими як TMS для керування транспортом, WMS для складської логістики, ERP для фінансового й ресурсного обліку чи SCM для управління ланцюгом постачання.

CRM вирішує ці проблеми через об'єднання всіх дій, даних та функцій кожного учасника процесу в єдину систему. Так, 72% логістичних компаній після впровадження CRM відзначили покращення контролю на всіх етапах. Оптимізація процесів логістики через CRM-систему працює наступним чином: заявка, надіслана з сайту, миттєво попадає до воронки. Після цього автоматично створюється маршрут, завдання на доставку та необхідні документи. Диспетчер і водій отримують однакову інформацію у реальному часі. Таким чином, компанія припиняє реагувати на форс-мажори і починає ефективно управляти процесами.

Функціонал CRM для логістичної компанії: що справді потрібно

Не всі функції CRM однаково важливі. Є деякі аспекти, які можуть серйозно ускладнити роботу вже на початку. Наприклад, неясна відповідальність, дублювання даних та втрата аналітики. Якщо CRM не вирішує ці задачі, вона стає просто ще одним інструментом без користі. Нижче – ключовий функціонал, який варто реалізувати у першу чергу.

Воронка замовлень – від заявки до виконання

Уявімо ситуацію: компанія А займається регіональними доставками. Клієнт заповнює форму на сайті, де обирає місто, тип вантажу, бажану дату доставки. Система CRM автоматично формує заявку, вносить її у воронку та призначає відповідального логіста. На наступному етапі відбувається розрахунок оптимального маршруту та формування задачі для водія. Під час доставки менеджер відстежує зміни статусів, а після завершення отримує результати, дані про витрати та звіт. Увесь процес проходить в одному середовищі, без використання таблиць та пересилок по пошті.

Інтеграції – з сайтом, GPS, поштою, телефонією

Коли компанія використовує різні канали, такі як сайт, телефон та трекінг, відсутність інтеграцій призводить до проблем з управлінням при збільшенні навантаження. Наприклад, заявка з сайту має автоматично формувати угоду в CRM-системі і дані потім переносяться в облікову систему. Водночас система відображає місцезнаходження автомобіля на карті, а інформацію про статус доставки клієнт отримує через SMS або електронну пошту. Вся комунікація зосереджена в одному інтерфейсі. Чудовим прикладом є інтеграція KeyCRM API з Новою поштою; система дає змогу створювати ЕН безпосередньо з картки замовлення. Оптимізація складської логістики зменшує кількість етапів і ймовірність помилок при введенні інформації.

Документообіг і аналітика – ТТН, CMR, контроль KPI

CRM автоматизує процес створення документів, таких як стандартні шаблони для ТТН, CMR та актів. Система забезпечує збереження документів і їх передачу в бухгалтерію. З CRM ТТН і CMR генеруються одразу при створенні маршруту, з актуальними даними про клієнта, товар і авто. Усі документи зберігаються в хронології заявки. Керівник має доступ до аналітики щодо замовлень, затримок та завантаження транспортних засобів. Згідно з даними WorldMetrics, 58% компаній, які впровадили CRM-систему з автоматизацією документообігу, змогли зменшити час обробки замовлень принаймні на одну третю.

Універсальна чи кастомна CRM: що обрати логістичній компанії

Більшість компаній стикаються з тим, що їхні процеси не відповідають стандартним шаблонам. Наприклад, виникає необхідність змінити логіку маршрутизації, додати специфічні поля для вантажу або розділити рівні доступу між диспетчером і перевізником. У готових рішеннях це зазвичай неможливо або дуже складно. Для порівняння, кастомна CRM підлаштовується під ваш бізнес-процес, а не навпаки. Ось чому в Asabix ми розробляємо кастомні платформи, які відповідають вашим потребам, завданням і команді. Така оптимізація логістики дозволяє впровадити тільки потрібне, уникнути зайвого і масштабуватись без обмежень.

CRM від Asabix – як ми будуємо логістику під ключ

Ми створюємо робочу систему, яка адаптується до потреб вашого бізнесу. Розробка CRM для логістики передбачає такі етапи:

• Аналіз реального процесу – вивчаємо, як наразі обробляються заявки, будується логістика, ведеться облік;
• Опрацювання логіки – проєктуємо ролі, статуси, сценарії та повну маршрутну воронку;
• Прототипування системи – створюємо робочі макети інтерфейсу для узгодження структури та UX;
• Запуск MVP – розгортаємо функціональний мінімум: заявки, маршрути, базовий документообіг;
• Інтеграція каналів – підключаємо сайт, GPS, облік, API доставки, email, телефонію;
• Масштабування та підтримка – покращуємо систему, додаємо нові модулі, навчаємо команду та супроводжуємо далі.

Висновок

CRM-система впливає на реальні метрики. Логістика оптимізація відповідає за швидкість обробки замовлень, прозорість статусів, навантаження на команду, а також якість обслуговування. У більшості ситуацій ефективність та прибутковість доставки залежить від зв'язків між сайтом, обліком, складом, транспортом та клієнтами. Якщо ви шукаєте CRM-систему, яка враховує особливості вашого бізнесу, ролі команди й маршруту, звертайтеся до нас. Розробка CRM для логістики в Asabix – це інтегроване рішення, яке адаптується під ваші процеси, масштабується разом із компанією та працює на результат.